Le Bullet Journal, un support pour tout rassembler
Le Bullet Journal, aussi appelé Bujo, est une méthode d’organisation mise au point par Ryder Carroll, un designer new-yorkais. Le Bullet Journal est un carnet de notes totalement personnalisable, dans lequel vous rassemblez vos tâches, vos projets, vos rendez-vous, vos idées et vos pensées. C’est un endroit qui vous permet d’enregistrer le passé, d’organiser le présent et de planifier le futur.
Contrairement à un agenda classique, avec un Bullet Journal vous partez de zéro, et vous créez vos pages comme bon vous semble, en fonction de l’organisation qui vous convient.
🙋♀️ À titre personnel, le Bullet Journal a été ma première méthode d’organisation après les quelques mois d’organisation chaotique (ou plutôt de non organisation) qui ont suivis le lancement de mon entreprise. Je créais mes pages mois par mois, ce qui m’a permis de tester différents mode d’organisation et de savoir ce qui marchait et ne marchait pas pour moi.
J’ai même fait quelques vidéos à ce sujet en 2018 :
La matrice d’Eisenhower pour des ToDo Listes efficaces
Aaaaah … les ToDo Listes. Une magnifique invention qui peut être aussi organisée que bordélique 😅. Si vous êtes de la team « bout de papier volant », désolée de vous l’apprendre mais votre organisation est proche de 0. Il y a de nombreuses astuces pour créer des ToDo Listes efficaces et réellement productives, n’hésitez pas à faire une petite recherche sur internet pour creuser le sujet. Voici quand même mes deux principaux conseils :- Noter toutes ces ToDo Listes au même endroit. Ça peut être un bloc note papier, un carnet, un bloc note digital, un outil numérique comme Notion ou Trello, un agenda … peu importe ! L’important est que vos tâches soient toutes au même endroit et que vous puissiez y avoir facilement accès.
- Utilisez la matrice d’Eisenhower pour priorisé vos tâches. Parce que les ToDo Listes à rallonge c’est mauvais pour le moral et la productivité. Il est préférable de se questionner sur l’importance d’une tâche, et de réaliser en premier les tâches impactant fortement votre entreprise.
La méthode du Time Blocking pour mieux gérer son temps
La méthode du Time Blocking a changé mon quotidien d’entrepreneur ! Cette méthode consiste à découper ses journées en bloc de temps. Chaque bloc correspond à une tâche. Ainsi, votre journée est composée de blocs de temps pendant lesquels vous vous concentrez à 100% sur la tâche correspondante.
À ce moment je sais ce que vous vous dites : « Mais Faustine, mes journées sont toutes différentes ! Impossible d’appliquer cette méthode ». En effet, quand on travaille avec les animaux nos agendas sont souvent dépendants du temps libre de nos clients ou bien de la météo. Et notre planning varie d’un jour à l’autre. C’est pourquoi je vous propose de créer des blocs non pas sur vos journées, mais sur votre semaine ! En tout cas, c’est ce qui a marché pour moi.
Ci-dessus la première version de ma semaine type en tant que photographe indépendante. Vous voyez qu’il y a des blocs de temps dédiés à mon organisation, ma communication, mes réseaux sociaux, mes mails, ma comptabilité, mon apprentissage et mes clients. Évidemment elle n’est pas parfaite, car elle ne prend pas en compte les moments où je suis en séance photo (aussi bien en semaine que le samedi et le dimanche). Et il manque surtout des jours de repos ! 😅 Ne négligez pas le repos, mais on en parlera à un moment sur le blog.
Pour que votre entreprise fonctionne, vous ne pouvez pas négliger les tâches liées à votre communication, à l’amélioration de votre entreprise, à l’administratif ou encore à votre formation. C’est une erreure qu’on rencontre souvent, et à mon sens une des principales raisons pour lesquelles les entreprneurs du monde équestres et animaliers n’arrivent pas à vivre de leur activité 😔.
Le Batching pour optimiser son temps
Au point précédent je vous parlais du Time Blocking pour organiser votre temps. Maintenant place à l’optimisation de ce temps grâce à la méthode du Batching.
Peut-être que vous connaissez le batch cooking, une méthode d’organisation personnelle où vous préparer d’un coup vos repas de la semaine. Vous avez ici le principe du Batching, à savoir regrouper toutes les tâches similaires pour les faire en même temps.
Le Batching s’associe parfaitement à la méthode du Time Blocking : on se bloque un laps de temps pour faire un maximum de tâches similaires. Voici des exemples de tâches que vous pouvez regrouper, pour en faire un bloc de temps à répéter chaque jour, semaine ou mois :
- Répondre à vos prospects et clients : vider sa boite mail, répondre aux messages et commentaires sur les réseaux sociaux
- La création de contenu : rédiger vos contenus, créer les visuels, programmer les publications à venir sur vos réseaux sociaux
- Faire votre comptabilité : éditer les factures, les envoyer à vos clients, tenir vos comptes d’entreprise, faire vos déclarations URSSAF …
- L’organisation de vos déplacements : caler les dates, créer les évènements, créer les visuels pour votre communication, recontacter vos clients, faire un point sur les places libres …
Le fait de regrouper des tâches similaires vous permet d’être plus productif, de gagner en concentration et en rigueur dans votre travail. Et en définitive de gagner du temps … si précieux !
La création de process pour gagner du temps et alléger sa charge mentale
Est-ce que je peux vous parler de ma pire erreur en tant qu’entrepreneuse ? Ne pas avoir créer de process dès le début de mon entreprise 😬. Pourquoi est-ce une erreur ? Parce que l’organisation de chaque projet me prenait 2 à 3 fois plus de temps que nécessaire.
Bon ok, mais c’est quoi un process ? Le terme nous vient de l’anglais, et pourrait se traduire en français par « procédé ». Un process désigne l’ensemble des étapes nécessaires pour réaliser un projet.
Créer un process est utile lorsque vous avez des tâches récurrentes dans votre entreprise. Cela demande une bonne connaissance de vos tâches, un travail d’analyse, puis une certaine maîtrise de votre outil d’organisation pour automatiser le process (et ainsi gagner encore plus de temps).
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Comment créer les process de votre entreprise ?
- Listez les missions récurrentes liées à votre activité
- Pour chaque mission, listez toutes les étapes que vous faites, du début à la fin de la mission.
- Dans un dossier facilement accessible, répertorier ces étapes dans l’ordre de réalisation, avec une durée si cela est nécessaire.
- (Optionnel) Pour les personnes souhaitant optimiser davantage leur temps : automatisez ces étapes dans votre outil de gestion ou d’organisation. Cela permet de créer automatiquement les tâches dans votre To Do List et votre agenda.
La création de process vous permet de ne plus réfléchir aux tâches à faire pour compléter votre mission. Vous gagnez en rigueur, en organisation, en temps, et en charge mentale, puisque tout est déjà programmé (ou presque) !
Voilà quelques pistes à explorer pour améliorer votre organisation et celle de votre entreprise. Je me répète, mais l’organisation est primordiale pour avoir une activité viable et pérènne. La bonne nouvelle, c’est que l’organisation ça s’apprend et qu’il n’est jamais trop tard pour s’y mettre !
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Si vous avez votre méthode fétiche, n’hésitez pas à la partager en commentaire !
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